Wir suchen Verstärkung!  

Verwaltungsmitarbeiter*in* (m/w/d)

...für unsere therapeutische Jugendwohngruppe Koralle 

  • ab sofort
  • in Teilzeit (20 Std. / Woche)
  • unbefristet

In unseren Wohngruppen betreuen wir an drei Standorten, 18 junge Menschen im Alter von 14-21Jahren, im Rahmen der stationären Jugendhilfe. Unsere interdisziplinären Teams bestehen aus 38 Mitarbeitenden plus Honorarkräften. 

Zur Unterstützung und Entlastung für vielfältige Verwaltungstätigkeiten suchen wir für unser Büro in der Wartburgstraße Verstärkung.

Zur Einrichtung

 

Aufgabengebiet:

  • Protokollführung in unterschiedlichen Gremien und Treffen sowie fachverantwortliche Archivierung und Organisation von Unterlagen in Ablagesystemen
  • Koordination des Dokumentenmanagementsystems (MS-365 Cloudstruktur, Versionierung, Archivierung), inkl. Organisation der Cloudordner, Erstellung von Übersichtslisten, Abgleich von Listen und Kommunikation mit der IT-Abteilung
  • Unterstützung der Einrichtungsleitung bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen 
  • Erstellung von Vorlagen zu Stundenveränderungen, Honorarverträgen, Personalveränderungen
  • Unterstützung bei der Erstellung und Synchronisierung von Outlook Kalendern der Standorte
  • Sicherstellung des Informationsflusses und Weiterleitung von Informationen zwischen der Verwaltung und den Standorten
  • Bündelung von Abfragen und ggf. Weiterleitung an die Zentralen-Serviceeinheiten 

 

Wir wünschen uns :

  • Einsatzbereitschaft Montags von 9:00 -16:00 Uhr in der Wartburgstr., restliche Stundenaufteilung nach Absprache, mobiles Arbeiten möglich
  • Erfahrung im Bereich Verwaltung oder Bürokommunikation
  • Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Excel, Outlook 
  • Buchhaltungserfahrungen
  • Organisationsfähigkeit, Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Aufgabenerfüllung
  • Flexibel
  • Bereitschaft zur Teamarbeit 
  • Interkulturelle Kompetenz

  • Freude am Umgang mit Menschen 

     

Wir bieten:

  • einen unbefristeten Arbeitsvertrag
  • tarifliche Bezahlung (TV- E6-8 Bewertungsvermutung) sowie tarifliche Lohnsteigerungen
  • Jahressonderzahlung
  • tariflichen Krankengeldzuschuss
  • betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • Arbeitgeberzuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL)
  • Work-Life-Balance: z.B. Sabbatical, 30 Tage Urlaub plus Bildungszeit, 24.12. und 31.12. frei
  • Vernetzungsmöglichkeiten: z.B. PFH-Tag, Kiezspaziergänge, Betriebsausflüge, Chor
  • gezielte berufliche Weiterentwicklung
  • Erasmus-geförderte Auslandsaufenthalte
  • Teilnahme an internen und externen Fortbildungen
  • ergonomische Arbeitsplatzausstattung
  • betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Firmenfitness Wellhub, Teamstaffelläufe, 7minds@work)