Wir suchen Verstärkung!

Assistent*in der Abteilungsleitung der Sozialpädagogischen Praxis

  • ab sofort
  • in Vollzeit (39,4 Std./Woche)
  • unbefristet

Die Sozialpädagogische Praxis (SPP) ist mit rund 650 Mitarbeitenden eine große und vielfältige Abteilung des Pestalozzi-Fröbel-Hauses. Zu ihr gehören zahlreiche Einrichtungen, Projekte und Fachbereiche aus unterschiedlichen Feldern der sozialpädagogischen Praxis.Als Assistenz der Abteilungsleitung SPP arbeiten Sie unmittelbar mit der Abteilungsleitung zusammen und übernehmen eine wichtige Rolle bei der Organisation und Koordination abteilungsweiter Prozesse. Dabei wirken Sie auch an konzeptionellen und strategischen Prozessen der SPP mit. Ihre Tätigkeit führt Sie an vielfältige Schnittstellen – innerhalb der SPP ebenso wie zur Direktion, zu anderen Abteilungen und insbesondere zu den Zentralen Servicebereichen des PFH.Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf guten Strukturen und verlässlichen Abläufen: Sie behalten Themen, Termine und Vereinbarungen im Blick, schaffen Transparenz über Arbeitsstände und tragen dazu bei, dass Informationen die richtigen Stellen erreichen und gemeinsame Vorhaben gut organisiert umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

  • Prozess- und Organisationskoordination: Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei zentralen Arbeits- und Steuerungsprozessen, strukturieren Abläufe und behalten Termine, Zuständigkeiten, Arbeitsstände und Vereinbarungen im Blick.
  • Strukturqualität und digitale Arbeitsorganisation: Sie wirken an praxistauglichen Arbeitsstrukturen, Standards, Vorlagen sowie Informations- und Ablagestrukturen mit. Digitale Projekt- und Aufgabenmanagementtools nutzen Sie, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und Arbeitsstände transparent abzubilden und nachzuhalten.
  • Schnittstellenkoordination: Sie unterstützen die Zusammenarbeit zwischen SPP-Steuerung, Führungskräften und Einrichtungen der SPP sowie Direktion, anderen Abteilungen und Zentralen Servicebereichen und tragen zu klaren Informationsflüssen und Zuständigkeiten bei.
  • Interne Kommunikation: Gemeinsam mit der Abteilungsleitung gestalten Sie die abteilungsweite Kommunikation. Ein Schwerpunkt ist ein regelmäßiger Newsletter für rund 650 Mitarbeitende: Sie sammeln Themen, koordinieren Beiträge, bereiten Inhalte verständlich auf und wirken maßgeblich an der redaktionellen und organisatorischen Umsetzung mit.
  • Projektorganisation: Sie unterstützen ausgewählte Projekte und Vorhaben, strukturieren Arbeitsschritte und Termine, koordinieren Beteiligte und behalten Aufgaben und Arbeitsstände im Blick.
  • Sitzungen und Gremien: Sie organisieren zentrale Besprechungs- und Gremienformate, unterstützen bei der Vorbereitung, erstellen Protokolle und Ergebnisdokumentationen und halten Vereinbarungen und Aufgaben nach.
  • Veranstaltungen sowie Fort- und Weiterbildungen: Sie koordinieren die Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie Fort- und Weiterbildungsangeboten, z. B. Termin- und Raumplanung, Teilnehmendenmanagement, Kommunikation mit Beteiligten und organisatorische Begleitung.
  • Unterstützung der Abteilungsleitung: Sie übernehmen vorausschauend organisatorische und koordinierende Aufgaben im unmittelbaren Arbeitsumfeld der Abteilungsleitung. Dazu gehören insbesondere die Termin- und Kalenderkoordination, die Vor- und Nachbereitung von Terminen, die strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen und Unterlagen, das Wiedervorlage- und Fristenmanagement sowie die eigenständige organisatorische Korrespondenz.

Wir erwarten:

  • eine abgeschlossene Hochschulbildung mit Bezug zum Aufgabenfeld oder eine vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung
  • sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • einen sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und gängigen Office-Anwendungen sowie erste Erfahrungen mit digitalen Tools zur gemeinsamen Aufgaben- oder Projektorganisation
  • die Fähigkeit, Informationen und Arbeitsergebnisse übersichtlich und verständlich aufzubereiten und zu dokumentieren
    • sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit sowie eine wertschätzende, adressat*innengerechte und diversitätssensible Kommunikation mit unterschiedlichen Menschen und Berufsgruppen
  • Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein verlässlicher Umgang mit vertraulichen Informationen sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu erkennen.

Wir wünschen uns:

  • Erfahrungen mit Microsoft 365 als kollaborativer Arbeitsumgebung, z. B. Teams, Outlook, Excel, SharePoint oder Microsoft Planner
  • Erfahrungen in einer Assistenz-, Projekt-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
  • Erfahrungen in der Organisation von Sitzungen, Gremien, Veranstaltungen oder Fort- und Weiterbildungen
  • Erfahrungen in der internen Kommunikation oder Freude an der redaktionellen Aufbereitung von Informationen, z. B. für Newsletter oder digitale Informationsformate
  • Kenntnisse sozialpädagogischer Arbeitsfelder oder Erfahrungen in einer sozialen, öffentlichen oder gemeinnützigen Organisation
  • Interesse daran, Strukturen und Prozesse mitzugestalten, neue digitale Arbeitsweisen auszuprobieren und gemeinsam praxistaugliche Lösungen zu entwickeln

Sie bringen nicht alle genannten Erfahrungen mit?
Entscheidend sind für uns vor allem Ihre Organisationsstärke, Ihre Freude an selbstständigem Arbeiten und Ihr Interesse daran, gemeinsam mit uns gute Strukturen und Abläufe zu gestalten. Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen, die sich in einzelne Aufgabenfelder noch einarbeiten möchten.

Wir bieten:

  • einen unbefristeten Arbeitsvertrag 
  • tarifliche Bezahlung (TV-L E9b) sowie tarifliche Lohnsteigerungen 
  • Jahressonderzahlung
  • tariflichen Krankengeldzuschuss
  • betriebliche Altersvorsorge (VBL) 
  • Arbeitgeberzuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL) 
  • Work-Life-Balance: z.B. Sabbatical, 30 Tage Urlaub plus Bildungszeit, 24.12. und 31.12. frei
  • Vernetzungsmöglichkeiten: z.B. PFH-Tag, Kiezspaziergänge, Betriebsausflüge, Chor
  • gezielte berufliche Weiterentwicklung 
  • Erasmus-geförderte Auslandsaufenthalte
  • Teilnahme an internen und externen Fortbildungen 
  • ergonomische Arbeitsplatzausstattung
  • betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Firmenfitness Wellhub, Teamstaffelläufe, 7minds@work)